Management de proiect cu viziune

de Natalia Vozian, RadarXpert

Project Management

Pe Natalia Vozian o recunoști imediat - nu neapărat după lista de certificări (MBA, CMI, MSP, PRINCE2®, SAFE Agile), ci după felul în care poate vorbi despre un proiect complex fără să-ți dea dureri de cap. Are o pregătire solidă și o carieră construită între rigoarea programelor de anvergură și curiozitatea pentru tot ce înseamnă tehnologie emergentă. Pe scurt: poate jongla cu metodologii grele și, în același timp, să-ți explice totul ca și cum ai discuta despre vreme.

Programme Manager la Oracle, mentor și trainer, Natalia are o pasiune reală pentru inteligența artificială, experiența utilizatorului și digitalizare. Nu e genul care aruncă buzzword-uri doar ca să bifeze trendurile - le testează, le înțelege și le aplică. Ceea ce o face cu adevărat interesantă este echilibrul dintre tehnic și uman, combinație rară într-o lume în care unii manageri își văd echipa doar ca pe o listă de resurse.

Spune că, în carieră, a avut norocul să întâlnească oameni care i-au deschis uși și i-au pus întrebările potrivite la momentul potrivit. Acum, consideră că e rândul ei să facă același lucru pentru alții. Vorbește despre mentorat cu aceeași pasiune cu care vorbește despre AI - și asta spune multe despre cum vede un profesionist complet.

Iar dacă vă întrebați „cum e Natalia Vozian dincolo de funcții și certificări?”, răspunsul e simplu: dovada vie că poți fi excepțional în ceea ce faci fără să te iei prea în serios. Poți conduce programe globale, să fii mentor, să vorbești despre AI și UX - și, în tot acest timp, să păstrezi acel strop de umor care face lucrurile mai suportabile și oamenii mai apropiați.

Guest Profile

Invitat: Natalia Vozian

Ocupație: Program Manager la Oracle

Specializare: Managementul proiectelor IT

Identitate profesională:

Perseverentă, proactivă, orientată spre rezultat

Misiune:

Să aduc valoare companiilor, prin crearea și gestionarea de proiecte și programe și să asigur coeziune, înțelegere și comunicare eficientă între diverse părți implicate.

Valori:

Implicare, proactivitate, transparență

Experiență profesională:

13+ ani în project și program management, cu expertiză în leadership, comunicare și orientare spre rezultat.

Competențe cheie:

Leadership, comunicare, orientare spre rezultat

Moment decisiv în carieră:

Mutarea în România, unde am început un nou capitol profesional în sectorul privat și mi-am început MBA-ul.

Client ideal:

Implicat, colaborativ, care știe să prioritizeze.

Calitate ascunsă:

Capacitatea de a găsi compromisuri (win-win situation) pentru părțile implicate.

Cel mai bun sfat primit:

„Nu uita să îți prioritizezi, să îți faci timp și să lucrezi permanent la creșterea ta personală și profesională.”

Lecție de viață: Gândește și acționează în funcție de context. Nu există situații alb/negru.

Obiceiuri zilnice: Natalia își structurează ziua astfel încât să îmbine eficient responsabilitățile profesionale cu dezvoltarea personală și timpul petrecut alături de familie și prieteni.

Pasiuni / Hobby-uri: Călătorii, lectură, ping-pong

Motivație zilnică: 

”Fiecare zi îmi oferă oportunitatea să fac lucruri noi, să înregistrez progrese și să învăț.”

Ce vrea să știe lumea despre ea:

Că este un om al acțiunii, dar și al empatiei, care crede în puterea comunicării și a colaborării.

Inspirat de: Simon Sinek, Indra Nooyi (fost CEO PepsiCo), mentorii Megan și Bob, prima mea manageră și profesoară Corina.

Crede că: Totul se rezolvă prin comunicare.

Motto: „Ceea ce nu te omoară, te face mai puternic.”

Interviu

Parcurs profesional și începuturi în Project Management

Cum ai ajuns în domeniul managementului de proiect? Ce v-a atras prima dată către această meserie?

Cred că primii pași, mai mult indirect, spre project management, i-am făcut atunci când am lucrat în sectorul dezvoltării internaționale și am dezvoltat și implementat o serie de proiecte în domeniul social-economic, cum ar fi migrația, egalitatea de gen, lupta împotriva violenței și abilitarea tinerilor. La acea etapă, am învățat despre inițierea proiectelor - scriere de concepte, elaborarea bugetelor, gestionarea părților interesate. Odată cu mutarea mea în România și tranziția spre sectorul privat, am început să fac pași concreți și mari spre cariera de project management - mi-am dat prima certificare internațională Prince2, am început să prioritizez activități de project management și să mă implic în proiecte mari, în diverse roluri, de la asistent de proiect la Program Manager, contribuind la programe și proiecte complexe, cu bugete de zeci de milioane de euro și echipe internaționale.

Dacă ar fi să alegi o metaforă, ați spune că Project Management este o artă, o știință sau un sport extrem? De ce?

Pentru mine, project management-ul este despre noutate, diversitate, adrenalină, provocări, impact, dar și oameni. Fiecare proiect este diferit, fiecare situație cere abordări noi și gândire „în afara cutiuței”.

Care a fost momentul decisiv în carieră?

Momentul decisiv a fost mutarea în România, unde am început un nou capitol profesional în sectorul privat și mi-am început MBA-ul.

Care a fost traseul profesional și ce experiențe au conturat drumul parcurs?

La începutul carierei mele au fost 2 femei care m-au inspirate enorm de mult și de la care am învățat tot ce am putut – prima mea managera, Corina Roman și mentora si buna mea Săgetătoare, Angela Stafii.

De la Corina am învățat despre management, etica profesională, resurse umane, optimizare, structură. Angela a venit mai târziu in viața mea, dar cu foarte multe învățăminte despre socializare, stabilirea și dezvoltarea relațiilor, ascultare activă.

Astăzi, am doi mentori in compania in care lucrez. Învăț de la ei foarte mult pe partea de program management, gândire strategică, setarea unui PMO, navigarea incertitudinii interne si externe, motivarea echipei.

Unul din acești 2 mentori, a fost managerul care m-a intervievat acum un 1 an in urma și care m-a impresionat prin experiența lui de viața – fost militar, care si-a făcut serviciul pe un submarin nuclear și  este un exemplu extraordinar de ”liderul care servește echipa”.

Stilul și abordarea în management

Care sunt lecțiile importante pe care le-ai învățat „din teren”?

Comunicarea și coordonarea membrilor echipei din diverse culturi și geografii pot fi o oportunitate, dar și o provocare. Este important să „citești”, să înțelegi și să găsești abordări specifice (un mix de creativitate, coaching, tehnici de comunicare și motivare) pentru a crea o atmosferă productivă și unită și a motiva oamenii continuu să performeze și să colaboreze.

Cum vă adaptați și vă organizați când apar schimbări neașteptate sau când deadline-urile se apropie?

De ceva timp, am început să îmi dezvolt gândirea agilă, care mă ajută să văd dincolo de contextul personal și să analizez situația printr-o perspectivă mai largă. Noua realitate de afaceri vine cu schimbări continue, iar dacă le privești ca pe noua normalitate, lucrurile vin cu mai puțină rezistență și mai multă învățare.

Cum gestionați conflictele în echipă și mențineți moralul ridicat?

Prin comunicare deschisă, ascultare activă și implicarea fiecărui membru în găsirea de soluții.

Ce obiceiuri vă ajută să rămâneți focusată și motivată?

Lucrând în domeniul de project și program management de peste 13 ani, pot să spun că structura, disciplina și gândirea în termeni de planificare, termene-limită și realizare și-au pus o amprentă puternică asupra a tot ceea ce fac, inclusiv în viața personală.

De obicei, dimineața mă ocup de muncă administrativă, raportare și sesiuni de mentorat. După-amiaza încep ședințele și activitatea analitică. Seara este rezervată, fără excepție, familiei sau prietenilor – cină acasă, teatru, spectacole, plimbări sau lectură.

Am o regulă pe care încerc să o respect cu sfințenie: de luni până vineri, 80% din timp îl dedic lucrurilor care trebuie făcute și 20% celor care îmi plac; în weekend, proporția se inversează.

Leadership și relații în echipă

Ce înseamnă leadership pentru tine în rolul de Project Manager?

Leadershipul, din perspectiva de Manager de Proiect, înseamnă să creezi o atmosferă colaborativă în care echipa poate performa pentru a atinge obiectivul proiectului. Managerul de proiect trebuie să posede o serie de tehnici – de la empatie, la mentorat, negociere, dar și motivare fermă – pentru a găsi echilibrul între dinamica echipei, motivația individuală și păstrarea traiectoriei proiectului.

În același timp, în calitate de lider, managerul de proiect trebuie să fie gardianul și „avocatul” echipei, protejând-o și asigurându-se că lucrurile sunt prioritizate și soluțiile sunt identificate acolo unde provocările depășesc limitele echipei și scopul proiectului.

Ce cărți sau resurse te-au influențat cel mai mult?

Sunt câteva lecturi care fie au venit în momente de cotitură în cariera mea, fie mi-au confirmat anumite convingeri sau m-au făcut să privesc lucrurile dintr-un alt unghi:

• „Liderii mănâncă ultimii” – Simon Sinek

• „Quit. Puterea de ști când să renunți” – Annie Duke

• „Gorilla in the Cockpit: Breaking the Hidden Patterns of Project Failure and the System for Success” – Vip Vyas și Thomas D. Zweifel

• „The Culture Map” – Erin Meyer

Ce faci pentru a încuraja dezvoltarea profesională în echipă?

Eu sunt o mare promotoare a partajării cunoștințelor și a împărtășirii experiențelor. În majoritatea echipelor cu care am lucrat, am implementat conceptul de „Knowledge Sharing Café”, în care fiecare membru prezenta colegilor o bună practică, lecții învățate, un proiect sau o noutate tehnică.

De asemenea, îi încurajez să participe la ateliere și instruiri prin care își pot consolida cunoștințele și abilitățile, atât pentru dezvoltarea lor profesională, cât și pentru a aduce un plus de valoare echipei.

Cum gestionezi performanța echipei și recompensele?

Analizez situația și discut deschis cu membrii echipei pentru a identifica cauzele subperformanței și creez planuri de îmbunătățire. PM-ul setează o atmosferă în care fiecare proiect este perceput ca valoros și contribuțiile sunt recunoscute public și personal.

Ce metodologie de project management preferi și de ce?

Am început cu Waterfall, dar am adoptat și Agile, promovând abordarea hibridă, personalizată pentru fiecare proiect.

Cum alegi să aplici o anumită metodologie în funcție de proiect?

Factori esențiali: scopul proiectului, maturitatea echipei și guvernanța organizației.

Provocări și lecții

Ce lecție importantă în rolul de program manager ai învățat?

Totul se rezolvă prin comunicare.

Dar care este cea mai importantă lecție învățată dintr-un eșec?

Fiecare situație are nuanțe; nu există alb/negru.

Ai întâmpinat provocări care ți-au testat limitele profesionale? Cum le-ai depășit?

Prin planificare, prioritizare și delegare.

Ce rol joacă mentoratul în cariera ta?

Călătoria mea în mentorat a început atunci când eu însămi am fost mentee într-un program de abilitare a tinerelor profesioniste. Atunci am învățat că mentoratul nu este o relație cu un singur sens, ci una care poate aduce multe revelații. Atunci când este abordată cu structură, dedicație și implicare, această relație poate contribui major la creșterea personală și profesională.

Nu cred că a existat un moment precis care să marcheze începutul. În cazul meu, mentoratul a venit organic și natural, pe măsură ce înaintam în carieră și simțeam că pot să dau înapoi comunității timpul, experiența și ghidarea mea.

Am fost deschisă să particip în programe formale – cum au fost LeadShe, Yep Moldova, Tech Women – unde am mentorat de la liceene la tinere profesioniste și antreprenoare curajoase. M-am implicat, de asemenea, în inițiative ad-hoc în compania mea, care au evoluat rapid în programe de referință pentru sprijinirea profesioniștilor ce trebuiau să livreze proiecte critice și vizibile, dar care nu aveau încă experiența și formarea necesară. În această inițiativă am lucrat cu colegi din diferite regiuni și țări și am reușit să „creștem” peste 10 manageri de proiect.

Astăzi dedic între 3-4 ore pe săptămână mentoratului, atât în compania la care lucrez, cât și în programe formale.

Care este cel mai valoros sfat primit în carieră?

În tot haosul zilnic și în goana spre realizarea proiectelor și a obiectivelor de performanță, să nu uit care este direcția mea, vectorul meu personal și care sunt prioritățile mele pentru dezvoltarea personală și profesională.

Acest sfat l-am primit de la unul dintre foștii mei manageri și a rămas pentru mine un reper constant.

Pop-Quiz

Ce spun alegerile noastre
despre noi înșine

Alegerea este mai mult decât o simplă opțiune

– este un mesaj despre valorile și perspectivele noastre.

Agile sau Waterfall?

Hibrid :)

Stand-up meeting: esențial sau pierdere de timp?

Esențial

Cel mai bun tool PM?

Excel

Ce glumă despre PM îți place?

„Your inability to plan is not my emergency”

Dacă ai avea un buton magic pentru un shortcut în PM, ce ar face?

Rapoarte, de toate felurile, pentru diverși stakeholderi, în diverse formate :).

Cum vezi evoluția Project Managementului în următorii ani?

Valoarea va fi pe interacțiunea umană, gestionarea stakeholderilor și adaptarea rapidă. Taskurile repetitive vor fi preluate masiv de AI, iar focusul va rămâne pe comunicare și coordonare.

Ce skilluri vor fi obligatorii pentru PM în viitor?

Rezolvarea problemelor, agilitate, leadership, combinarea AI cu comunicare și empatie.

Cu ce întrebare ai începe un interviu cu alt PM? Ce ai răspunde la ea?

Este o întrebare absolut banală, dar care spune foarte mult despre managementul timpului și disciplina candidatului: „Poveste-mi cum îți organizezi o zi din viața ta.”

GÂNDURI DE DUPĂ

„Totul se rezolvă prin comunicare.”

„Nu uita să îți faci timp pentru creșterea personală și profesională.”

„Nu există situații alb/negru, ci doar contexte diferite.”

„O nouă zi îți oferă șansa să faci lucruri noi și să înregistrezi progrese.”

„80% din timp faci ceea ce trebuie, 20% ceea ce îți place; în weekend, invers.”

„Capacitatea de a găsi un compromis win-win este cheia relațiilor bune.”