Managementul de proiect mi-a schimbat complet perspectiva asupra felului în care abordez lucrurile

de Melania Lefter, RadarXpert

Project Management

Melania Lefter este managerul de proiect pe care ai vrea să-l întâlnești înainte ca lucrurile să se complice. Nu romantizează managementul de proiect și nici nu-l ascunde în spatele jargonului. Ne-a vorbit despre PM așa cum este: cu termene care vin prea repede, probleme care apar exact când nu trebuie și decizii care nu suportă amânare.

În spatele acestei abordări pragmatice stă multă muncă personală. Melania vorbește deschis despre nevoia de a fi sinceră cu ea însăși: „Să am curajul să mă privesc sincer, să recunosc când fug sau când vreau altceva.” Pentru ea, autocunoașterea nu este un exercițiu separat de viața profesională. Se vede în felul în care își asumă alegerile, lucrează cu oamenii și caută soluții care pot funcționa în realitate.

Un moment important în cariera sa a fost acela în care a înțeles că implicarea și experiența nu sunt suficiente pentru a coordona proiecte complexe. Avea nevoie de metodologie, de instrumente clare și de un sistem de lucru pe care să se poată baza. A fost o concluzie incomodă, dar i-a schimbat direcția profesională.

Astăzi, Melania nu se mai vede doar ca omul „din prima linie”, care intervine și rezolvă tot ce apare. Preferă expresia „creator de context”: omul care pune întrebările necesare, stabilește cadrul de lucru și le oferă celorlalți spațiul în care să-și facă bine treaba.

Și are și o vorbă care sună a revelație: „Când nu știi ce să faci, fă primul pas. Drumul se arată.” Iar cei care au lucrat cu Melania Lefter spun același lucru: „Ea face lucrurile să meargă. Și o face bine, cu zâmbet și suflet.”

Dacă vrei să afli mai multe despre cum a schimbat Melania perspectiva asupra managementului de proiect și cum vede ea leadership-ul, te invit să citești interviul complet.

Guest Profile

Invitat: Melania Lefter

Ocupație: Specialist/consultant în managementul de proiect

Specializare: Managementul proiectelor

Moment decisiv în carieră: A preluat un proiect complex fără o metodologie clară și a simțit pe pielea ei ce înseamnă lipsa unui sistem bine pus la punct. Acea experiență i-a arătat cât de important e să ai instrumente clare pentru a gestiona lucrurile eficient. De atunci, a început să creeze și să folosească metode solide, iar asta i-a schimbat complet felul de a lucra.

”De departe cel mai important moment a fost când am realizat că nu pot coordona proiecte complexe fără o metodologie solidă și instrumente clare. Lucram deja în domeniul proiectelor, iar directorul companiei mi-a delegat responsabilitatea completă pentru un proiect – de la idee până la închidere. Deși oficial aveam rolul de asistent de proiect, am preluat de facto conducerea. Atunci am simțit pe pielea mea ce înseamnă lipsa unui sistem integrat, mai ales când un risc cu impact mare, dar probabilitate medie, nu a fost identificat la timp și a generat consecințe negative pentru beneficiari. A fost neplăcut, a durut și m-a învățat că dacă simt că am nevoie de metodologie, fie trebuie să o găsesc - fie trebuie să o creez, dar este nevoie să o dețin ca să o folosesc și să abordez cât mai complex pe viitor orice proiect ca să evit situații similare. Un alt moment important de până acum, a fost realizarea că leadership-ul nu înseamnă control și nici măcar „a conduce” în sensul clasic. Leadership-ul real constă în a crea structuri sănătoase, clare și interconectate, care oferă libertate oamenilor să se conducă singuri, în ritmul lor, spre un scop comun. Când arhitectura organizațională e bine gândită din perspectiva responsabilități, registre, sarcini, procese, echipele funcționează, fie că vorbim de angajați interni sau colaboratori externi ca membrii ai echipei. Prin aceste momente și contexte decisive am evoluat de la „ muncitorul din prima linie” la „creator de context”. De la cineva care execută și rezolvă, la cineva care proiectează și organizează spațiul în care procesele funcționează.”

Misiune: ”Misiunea mea este să aduc claritate și structură acolo unde e haos, să însoțesc oamenii și organizațiile în procesul lor de transformare prin soluții concrete, adaptate realității. În unele situații este despre atragerea de fonduri pentru sectorul public, iar în altele despre organizarea fluxurilor de procese necesare pentru a crește productivitatea organizațională.”

Experiență profesională: Peste 10 ani de experiență în proiecte care aduc schimbare reală în comunități.

”Am început în 2014 cu inițiative orientate spre inovare și transfer tehnologic, dezvoltate prin parteneriate între companii private și instituții academice. Din 2016, mi-am orientat energia spre proiecte de dezvoltare economică și antreprenorială, cu accent pe zonele rurale ale țării, unde am înțeles cât de multă nevoie este de susținere practică și resurse reale. Tot atunci am descoperit în mine o preocupare constantă – aceea de a organiza haosul și de a aduce claritate în activitatea oamenilor, prin descrierea, structurarea și sistematizarea proceselor de lucru. Această dimensiune a crescut odată cu experiența mea, iar azi o integrez natural în colaborările de lucru. Începând cu 2021, m-am implicat tot mai activ în modernizarea infrastructurii fizice și a serviciilor publice gestionate de administrațiile publice locale. Dacă ar fi să vorbesc în cifre, în ultimii 2 ani, am contribuit direct la scrierea și coordonarea a peste 250 proiecte acceptate spre finanțare în sectorul public, cu un buget total estimativ de peste 380 milioane lei. Rata medie de succes pentru proiectele din sectorul public depuse este de peste 65%. Pe partea de procese interne, am lucrat în profunzime cu mai bine de 80 angajați, cu care am creat sau restructurat regulamente interne, proceduri de lucru, fișe de post și fluxuri operaționale care să aducă claritate și eficiență în munca echipelor. Sunt și formator în management de proiect aplicat, în acest sens am inițiat mai multe echipe din instituții publice în înțelegerea practică a modului în care se planifică, scrie și implementează un proiect, îndeosebi cele interinstituționale, de la concepere idee până la raport de finalizare proiect.”

Clientul ideal: Știu ce vor, au resurse, caută claritate, schimbare și durabilitate.

”Clienții ideali pentru mine sunt cei care știu ce vor – acesta e primul și cel mai important criteriu. Al doilea este să aibă resursele necesare pentru ceea ce solicită. Lucrez bine cu conducători care vor să-și organizeze haosul în structură și înțeleg că asta presupune schimbări reale – inclusiv în modul de gândire și acțiune. Oameni și organizații care caută claritate și funcționalitate, nu perfecțiune. Cei care știu că o strategie bună are nevoie de procese clare, asumare, verificare și adaptare – și că toate acestea se fac prin oameni, nu doar pe hârtie. Apreciez mult clienții care caută fonduri pentru nevoile reale pe care le au – și nu invers. Proiectele care pornesc dintr-o problemă vie, dintr-o nevoie adevărată, au sens, forță și șanse reale de a reuși. Când doar adaptăm o idee la o linie de finanțare „ca să fie”, e ca în cântec: unde iubire nu e, nimic nu e. Iar mai presus de toate, clienții potriviți sunt cei care sunt gata să renunțe la ce nu funcționează, pentru a construi ceva durabil.”

Valori: Onestitatea, claritatea interioară, cunoașterea de sine, dezvoltarea personală și optimismul realist. 

”Valorile care mă ghidează azi le-am descoperit trăind, greșind, căutând. Prima și cea mai importantă pentru mine este onestitatea profundă, față de mine. Să am curajul să mă privesc sincer, să recunosc când fug, când îmi sabotez alegerile sau când am nevoie să spun „vreau altfel”. Apoi, vine nevoia de înțelegere, nu doar în raport cu ceilalți, ci și cu mine însămi. Să înțeleg de ce fac ce fac, ce mă motivează să acționez, ce stă în spatele alegerilor mele, al acțiunilor. Această claritate interioară este esențială ca să pot merge mai departe. Cunoașterea de sine și dezvoltarea personală nu sunt „etape” pentru mine, ci procese care merg mână în mână și mă însoțesc mereu. Sunt o fire optimistă – dar nu în sens naiv, chiar dacă dintr-o parte poate arăta și astfel. De asta, când e vorba de proiecte mari, care implică comunități, îmi place să gândesc soluții care aduc speranță, încredere și energie bună în spațiul public. Îmi place că munca mea creează impact real în viața oamenilor, în dezvoltarea infrastructurii publice și în contul bancar al afacerilor.

Astea sunt valorile după care mă ghidez, zi de zi. Le pun în tot ce fac, inclusiv și în felul în care aleg să fiu prezentă, chiar și atunci când nu sunt în centrul atenției.”

Competențe & Abilități cheie:  ”În munca mea, mă bazez pe câteva abilități esențiale care mă ajută să obțin rezultate clare. În primul rând, sunt atentă la sistematizarea proceselor și a fluxurilor de lucru, pentru ca fiecare să știe exact ce are de făcut, când și cum. Nu mă mulțumesc doar să am o strategie pe hârtie, ci pun mare preț pe implementarea ei concretă, pas cu pas, chiar și prin soluții simple, precum trackere în Excel. De asemenea, experiența mea în accesarea și gestionarea fondurilor nerambursabile, mai ales cele internaționale, îmi permite să ofer și consultanță aplicată, inclusiv prin deplasări la fața locului când situația o cere. În ceea ce privește echipele mixte pe care le coordonez, cred cu tărie că un leadership adaptat și o comunicare clară, care face diferența între emoțional și tehnic, sunt cheia succesului. Iar în situații de criză, atunci când lucrurile se complică, continui să merg înainte cu hotărâre, având mereu foarte clar ce trebuie făcut.”

Cel mai bun sfat primit: ”Nu există nu pot, există nu vreau.”

”Nu știu dacă i-aș oferi titlu de cel mai bun, dar continuă să fie cel mai puternic sfat primit și impregnat în corp, încă lucrez ca să îl adaptez: „Nu există nu pot, există nu vreau, respectiv ai face bine să vrei în loc să spui că nu poți”. Dacă ar fi să citez cu adevărat un sfat bun ce l-am primit de la un prieten, ar fi: „Lasă tu pe alții în grija lor, tu de tine mai întâi ai grijă, pentru că tu și doar tu, ești cel mai de nădejde sprijin al tău și ai fost mereu”.”

Lecție de viață: ”Că totul este trecător, că noi suntem niște oaspeți vremelnici pe pământ și viața în orice format al ei oricum se trăiește cu alți oameni.  Anume acesta este motivul pentru care depun efort să continui să cred în oameni și să mă înconjor cu oameni buni, înțelepți, prosperi, veseli și puternici.”

Obiceiuri zilnice:  Planifică zilnic (munca, dezvoltarea și odihna). 

”Dificilă întrebare pentru mine azi, din motiv că în ultimul un an jumate eu consider că am fost departe de starea „zilnic focusată”. A fost o perioadă foarte plină cu diverse experiențe și decizii noi pentru mine. Cu toate astea, ceea ce m-a ținut conectată și focusată la realitate, a fost totuși planificarea. Dar pe bune, ceea ce m-a salvat a fost planificarea, îndeosebi planificarea odihnei și dezvoltării personale, și ulterior planificarea muncii.”

Pasiuni / Hobby-uri: Autoexplorare, călătorii, drumeții, liniște, sport, meditație, biohacking, sănătate, dezvoltare personală.

”Primul și de departe cel mai îndrăgit hobby este să mă cunosc pe mine prin diverse instrumente și tehnici, acum spre exemplu fac asta prin analiza reflexivă, un instrument însușit foarte bine în cadrul ultimului seminar aplicat în managementul afacerii. Al doilea cel mai eliberator hobby pentru mine este să călătoresc, să mă deplasez, să cunosc ceva nou și aici mă refer atât la oameni cât și la experiențe. În acest sens am descoperit că îmi plac drumețiile în munți, și deja merg lunar în așa aventuri cu un grup de prieteni experimentați. Iar în orice călătorie – fie cu alți oameni, fie singură – îmi creez conștient spațiu de liniște, în care să fiu doar cu mine (chiar și 10-15 minute). Consider că e un semn de înțelepciune să îți oferi, sau să oferi celorlalți, acel spațiu de „a fi pur și simplu”. Un alt hobby prin care am învățat să mă iubesc pe mine altfel, este să mă ocup de sănătatea mea, și aici mă refer: să fac sport, să energizez corpul, să meditez, să îmi organizez cum și cu ce mă alimentez și susțin corpul (aici mă fascinează tot ce înseamnă biohacking), dar mai am multe de învățat. Cred eu că un hobby care l-am avut mereu în viața mea a fost despre dezvoltare personală. În acest sens am un palmares bogat cu experiențe și instrumente însușite.”

Motivație zilnică: Viața.

”Viața, ăsta e unicul răspuns. Azi consider viața un dar. Și am înțeles că cea mai superbă motivație, este faptul că respir, gândesc sănătos și am pentru cine trăi (adică în primul rând pentru mine ca să pot bucura și pe alții cu prezența mea). Iar această realitate aduce liniște privitor la faptul că viața devine tot mai bună, plină și interesantă cu fiecare respirație.”

Ce vrea să știe lumea despre ea: Este o persoană bună, iar dacă uneori pare altfel, e doar obosită.  

”Sunt o persoană bună și veselă chiar dacă uneori arăt mega serioasă, dură și obosită. În adevăr sunt foarte variată și savurez faptul că sunt și pot fi diversă. Primesc o enormă plăcere să mă testez în diverse roluri, situații, experiențe. Și asta e fenomenal, probabil pentru mine despre asta e viața – despre experiențe, oameni și energie. Dacă e să răspund la întrebare doar din optica profesională, atunci aș vrea ca oamenii să știe despre mine că sunt un project manager care îmbină viziunea strategică cu atenția la detalii operaționale, reușind să duc proiectele de la idee la rezultate concrete.”

Inspirată de: Oameni.

”Mă inspir din oameni diferiți, în funcție de aria la care mă raportez. În business și consultanță la nivel local, mă inspiră Alina Andriuță, prin curajul și perseverența datorită căreia și-a creat cariera și a mers focusat și profund în domeniul vânzărilor. Când mă gândesc la antreprenoriat global, asumarea riscurilor, inovație și crearea de comunități, mă inspiră Oskar Hartmann, foarte înțelept om. Pentru feminitate, senzualitate și puterea de a-ți trăi viața cu grație, mă inspiră Salma Hayek. Și, cel mai profund de facto, mă inspiră părinții mei, Larisa și Ion, care au luat decizii și au făcut acțiuni enorme, pe alocuri imposibile, pentru ca eu să exist și să fiu astăzi aici cu voi. Pentru asta le sunt infinit recunoscătoare, inclusiv surorii mele, o femeie cu adevărat inteligentă și pasionată de cunoștințe și frumos.”

Crede că:  ”Energia este valută universală.”

Motto:  ”Când nu știi ce să faci, fă primul pas, drumul se arată.”

Interviu

”Managementul de proiect unește părți diverse într-un întreg funcțional.”

Ce te-a atras la managementul de proiect și de ce ai ales acest domeniu?  

Eu de ceva ani, din universitate căutam ceva – adică o disciplină sau domeniu care are metodologie de a uni mai multe părți într-un tot întreg. Eu pentru mulți ani, vreo 5 cred, tot căutam acest ceva, nu știu de ce, dar atunci în 2014 m-am stăruit enorm de mult să găsesc oportunități să mă instruiesc în managementul de proiect, era un domeniu scump și dificil accesibil să te instruiești la noi în țară în el. Într-un final mi-ar reușit să mă înscriu la un training și acesta să aibă loc chiar de ziua mea. Din prima zi am înțeles că am ajuns în locul potrivit. M-a atras și continuă să mă atragă faptul, că este de departe unica abordare cunoscută de mine, ce evidențiază în prim plan integrarea mai multor arii de cunoștință, oferă un standard aplicabil pentru orice proiect și în orice domeniu, și cel mai important există un standard ce se adaptează și actualizează regulat mai bine de 20 ani. 

Care a fost primul tău proiect ca PM și ce ai învățat din el?

Primul proiect scris și implementat în calitate de specialist junior a fost „Consolidarea Dezvoltării Economice Locale în Moldova” ce a avut la bază conceptul „OVOP – Un Sat Un Produs” implementat în perioada 2016-2017. Am învățat din el una din cele mai scumpe lecții - analiza riscurilor și a metodelor de gestionare este foarte importantă, consecutivitatea proceselor are prioritate mereu indiferent de nivelul de expertiză a specialiștilor/partenerilor/furnizorilor care sunt atrași în proiect, informația primită de orice natură trebuie obligator verificată încă prin alte 2-3 surse. 

Care a fost momentul în care ți-ai spus „Da, asta e profesia mea”?

Dacă să mă refer la prima reacție, acest moment a fost în prima zi de training la primul seminar de inițiere în managementul de proiect în anul 2014. Dacă să mă refer la prima conștientizare, acest lucru s-a întâmplat abia în 2023, adică la 2 ani după ce am susținut examenul și am primit certificatul PMP în cadrul unui contract de consultanță. Situația era una atipică: administrația companiei nu era dispusă să accepte realitatea că activitățile între departamente sunt conectate cu cele între angajați. Respectiv, nu înțelegeau necesitatea unor protocoale clare de lucru, ca să fie cât mai clar fiecărei persoane cum să își facă munca. În absența acestora, angajații ajungeau des în situația de a găsi singuri soluții la dificultățile ce le întâmpinau în muncă, adresându-se des la colegi care nu aveau tangență cu procesul respectiv, dar erau cumva oameni înțelepți și descurcăreți în viață. Prin metode specifice de consultanță nu am reușit să  conving administrația, respectiv i-am rugat să demareze campania de promovare pentru un serviciu ce îl planificau, iar eu concomitent urma să le arăt zonele oarbe și cum problemele unesc angajați care nu ar trebui de facto să conlucreze împreună, inclusiv cu prezentarea soluțiilor prin care s-ar fi putut evita o mulțime de dificultăți în procesul de lucru și pierderea clienților potențiali. Respectiv abia când s-a adeverit tot ce eu le-am comunicat, desenat, scris, arătat pe propriul lor efort și resurse, au înțeles că da, este mai bine să dicteze ei regulile de lucru decât întâmplarea. Anume în cadrul acestei recunoașteri a administratorului, am trăit pe deplin conștientizarea că am învățat ce trebuie și fac ce este al meu. 

Cum ai descrie managementul de proiect în 3 cuvinte?

Complex, procesual, rezultativ. 

Ce te motivează să continui în această profesie?

Faptul că indiferent de complexitatea procesului, problemelor apărute, amânărilor de termeni și multe alte momente dificile întâmpinate, am reușit cu toți oamenii implicați în proiect să atingem rezultatele planificate. 

Cum îți definești rolul actul de PM?

Un rol de conector între viziune și rezultate. Eu nu sunt un PM tipic, aici mă refer la faptul că eu sunt atrasă și mă implic doar în proiecte care transformă. Pentru mine este foarte important că în procesul de implementare să se schimbe spre bine situația, procesul, realitatea, indicatorii, oamenii și alte elemente componente.      

Ce certificări relevante deții și cum te-au ajutat în viața reală?

Da, am câteva certificări relevante, printre care PMP – Project Management Professional. Anume aceasta ce m-a ajutat cel mai mult, din motiv că am înțeles și am însușit de unde să încep, cum să continui și când trebuie de închis un proiect. Există și așa situații, când din cauză la apariția unor factori externi apare necesitatea de a lua și așa decizii. 

Cât de mult contează diploma în PM?

Depinde de context. Pentru mine contează enorm să știu că eu dețin necesarul de cunoștințe și instrumente pentru a munci în acest domeniu, dar aici eu am ales altă cale – cea a certificării internaționale. Din experiență am înțeles că este important și pentru colegi, parteneri de business, clienți. Aici mă refer nu atât la diplomă cât la certificatul PMP, acesta este de mulți ani o cheiță ce deschide ușile importante pentru un manager de proiecte. 

Ce înseamnă succesul pentru un PM?

Cât mai puține modificări introduse în etapa de execuție a proiectului (acest lucru denotă calitatea proiectului elaborat) și atingerea indicatorilor de rezultat planificați cu devieri minime.

Ce înseamnă „lead by example”  pentru tine în rolul de PM?

Pentru mine, lead by example înseamnă să fiu prima care aduce claritate, structură și ritm în proiect. 

Care este cea mai importantă competență tehnică pe care trebuie să o ai ca PM?

Capacitatea de a planifica și structura proiectul într-un mod realist și clar. Asta înseamnă să știi să descompui obiectivele în etape, să aloci corect resursele, să anticipezi riscurile și să introduci proiectul într-un software specializat de project management. 

Care este cel mai important lucru pe care l-ai învățat despre leadership?

Leadership-ul este ceva ce se cultivă și dezvoltă, este despre a conduce prin exemplu, respectiv implică multă acțiune conștientă și responsabilitate.

Cum abordezi un proiect cu cerințe nedefinite?

Depinde contextul în care acest proiect arată ca nedefinit. Dacă ne referim la situația în care, scopul este clar dar este prea mare și din acest motiv este greu de a defini cerințele, atunci încerc să îl segmentăm pe necesități sau blocuri de activități și să abordăm proiectul ca program ce se poate implementa prin mini-proiecte. În cazul în care este dificil de înțeles ce se vrea de la proiect ca rezultat final, atunci propun să facem 2 pași înapoi și să ne întoarcem la etapa de conceptualizare, efectiv la identificarea corecta a problemei ce se dorește a fi soluționată și la cauzele de apariție și de menținere a ei. Iar în contextul în care proiectul e cu cerințe nedefinite din motiv că echipa nu deține competențele necesare pentru a conceptualiza și planifica proiectul, atunci e corect de reconfigurat echipa.  

Care sunt cele mai mari greșeli pe care le-ai făcut ca PM?

M-am încredințat experților asociați companiei fără să monitorizez riguros ce fac și cum fac, din motiv că m-am lăsat intimidată cumva de ei pe motiv că ei erau experți seniori cu mai bine de 15 ani de experiență confirmată, în timp ce eu eram mult prea tânără din perspectiva dumnealor ca să coordonez contractul respectiv. În consecință nu am îndrăznit să desfășor sesiunile de raportare conform frecvenței planificate, iar ca efect am avut întârziere a livrabilelor, amânări, calitate scăzută a rezultatului final și multe alte dificultăți.  

Ai avut vreodată senzația că „proiectul ăsta e prea mare pentru mine”?

Cum ai depășit-o? O da, de multe ori, am depășit-o muncind și găsind soluții deseori înafara echipei de proiect comunicând cu specialiști mai experimentați. Desigur că au fost și situații când am refuzat, dar m-am stăruit după posibilitate să recomand alți colegi în acest rol. 

Ce-ai învățat din cel mai prost proiect din cariera ta?

Că analiza riscurilor este importantă și trebuie de considerat și riscurile ce la prima vedere par a fi aberante și non-logice. Într-un final nimeni nu este asigurat 100%.

Ce metodologie folosești cel mai des și de ce?

Cel mai des folosesc metodologia PMI, conform PMBOK, pentru că îmi oferă o structură clară, etape bine definite și un cadru ușor de adaptat la proiecte complexe. În același timp, integrez principii Agile atunci când proiectul cere flexibilitate și ajustări rapide. 

Ce tip de proiecte îți place cel mai mult să gestionezi?

Proiectele interesante și cele care implică mai mulți parteneri și mai multe grupe de interes, din motiv că doar în așa situații pot aplica în practică cât mai mult din tot ce am învățat.

Care-i partea invizibilă a muncii de project manager?

Sunt multe părți invizibile ale rolului meu: notarea rapidă a tot ce apare în comunicare, documentarea problemelor și a soluțiilor, analiza detaliată, transformarea notițelor în sarcini clare, verificarea îndeplinirii lor și gestionarea problemelor atunci când riscurile devin realitate. Toate au un element comun – comunicarea. Iar rolul meu este să transform această comunicare în informație clară, bine documentată și ușor accesibilă echipei și părților interesate, cât mai rapid posibil.

Cum influențezi fără să manipulezi? 

Pun în centru interesele comune și găsesc soluții în care ambele părți câștigă. Când toată lumea își vede obiectivele atinse, influența devine naturală.

Ai convins oameni să rămână?

Da și îmi pare rău că am făcut-o. Experiența m-a învățat că cel mai valoros este să susții decizia conștientă a fiecăruia. Cred că oamenii trebuie să fie acolo unde simt că pot crește și contribui.

Ce înseamnă performanță în 2025?

Mai multă agilitate – capacitatea de a te adapta rapid, păstrând în același timp calitatea și obiectivele inițiale. 

Ce te motivează pe tine personal să continui să fii Project Manager?

Îmi place. Îmi place cu adevărat ceea ce fac. Îmi place să conduc, să organizez, să verific și să evoluez. 

Care este cel mai important lucru pe care l-ai învățat despre tine de când ești PM?

Mulțumesc de întrebare, foarte bună întrebare. De-a lungul timpului am descoperit că sunt puternică de fire, sunt curajoasă, nu mă tem de probleme și crize dacă știu ce am de făcut, îmi place să comunic cu oamenii dar mă epuizează prea multă comunicare, chiar dacă mă simt bine în public – sunt de facto introvert (îmi acumulez energia în singurătate), pentru a putea conduce eficient trebuie și să te relaxezi. 

Ce ți-ai spune ție, la început de drum?

Să merg mai cu încredere în această carieră pentru că posed abilitățile și calitățile potrivite ei, să zâmbesc mai mult și să acționez mai focusat, să nu iau lucrurile prea în serios, nu toate deciziile trebuie să mi le asum eu, este și mâine zi, chiar dacă întimpin dificultăți să îmi continui drumul chiar dacă asta înseamnă să schimb ritmul. 

Ce trenduri PM îți par exagerate? 

Unele tendințe care pun accent excesiv pe tool-uri sofisticate, dar pierd din vedere esența: claritatea obiectivelor și coordonarea umană. Tehnologia este un sprijin, nu scopul în sine.

Cum percepi dezvoltarea managementului de proiect ca profesie în Republica Moldova?

În Republica Moldova, managementul de proiect devine o profesie tot mai vizibilă și necesară - pe măsură ce companiile și organizațiile își asumă proiecte complexe, cererea pentru competențe reale crește. În special, digitalizarea forțează o abordare structurată și eficientă, iar asta include metode clare de planificare, comunicare și monitorizare. 

Care sunt principalele provocări și oportunități pe piața locală pentru un Project Manager?

În Republica Moldova, provocările pentru un project manager țin în primul rând de resursele limitate, birocrație și schimbările frecvente de context. Partea bună e că tocmai aceste provocări creează oportunități: sunt multe domenii în dezvoltare – de la digitalizare și energie verde, până la proiecte cu finanțare europeană. 

Cum vezi viitorul managementului de proiecte în Moldova, în următorii 5 ani?

Îl văd mult mai dezvoltat și actual, cu tot mai multe companii și instituții care înțeleg valoarea unui management de proiect profesionist. Cred că vom vedea o creștere a certificărilor și a utilizării metodologiilor standardizate, dar și o adaptare mai bună la specificul local.

Ce impact au tehnologiile emergente asupra managementului de proiect? 

Impact major, mai ales prin integrarea AI în soft-urile de management de proiect. Automatizarea anumitor sarcini, analiza predictivă și comunicarea asistată de AI schimbă ritmul și precizia în luarea deciziilor, ceea ce lasă mai mult spațiu pentru creativitate și leadership.

Cum îți imaginezi că vor arăta echipele de proiect în viitor?

Cred că vor fi mai mici, mai numeroase și mai flexibile. Multe proiecte vor fi gestionate de echipe distribuite geografic, care colaborează online, cu procese și instrumente foarte bine optimizate pentru viteză și adaptabilitate.

Ce rol vor avea PM-ii în digitalizarea proceselor de afaceri?

Un rol de agent al schimbării. Managerii de proiect au capacitatea de a vedea imaginea de ansamblu și de a analiza în profunzime, ceea ce îi face esențiali în alegerea, implementarea și integrarea soluțiilor digitale în procesele de afaceri

Care este rolul AI în managementul proiectelor?

De suport, AI poate automatiza sarcini repetitive și poate oferi analize predictive, dar nu poate înlocui complet un project manager, pentru că decizia finală și leadership-ul țin de factorul uman. Sper mult în acest sens, că vom conduce noi, oamenii.

Cum ar trebui să se schimbe educația (formarea profesională) în managementul de proiecte?

La nivel global, modelul PMI este foarte solid. La noi, cred că ar fi util să devină mai interactiv și adaptat diferitelor stiluri de învățare (auditiv, vizual, digital, kinestezic) și să includă mai multe exerciții practice și jocuri de simulare. Eu personal ador jocurile și simulările de rol, pentru că accelerează enorm de mult viteza de învățare și însușirea de abilități noi. 

Cât de mult automatizăm și cât rămâne uman?

Automatizăm tot ce putem ca să excludem riscurile cauzate de factorul uman. Adică tot ce poate fi standartizat, mai ales sarcinile repetitive care implică memorarea și urmărirea multor acțiuni. Specificul uman îl păstrăm pentru decizii, leadership și creativitate, zonele unde valoarea și unicitatea personală face diferența.

Unde vezi PM-ul ideal: în business, tech, social?

În business. Rolul de PM este valoros în business, tech și sectorul public. Personal, îl văd cel mai puternic în business, unde optimizarea proceselor și claritatea aduc rezultate directe și rapide. În sectorul public, PM-ul este la fel de necesar, pentru că poate eficientiza proiectele și crește transparența. Cred că fiecare domeniu are propriile provocări, dar în business impactul se vede cel mai repede, iar în public beneficiul este pe termen lung.

În fața unor părți interesate cu așteptări contradictorii și deadline-uri stricte, cum alegi cine va fi dezamăgit?

Cel cu așteptări contradictorii. Care e strategia ta pentru a gestiona aceste momente critice? Să definim maxim toți termenii implicați ca să ne asigurăm că vorbim în același limbaj și cu aceleași percepții. Doar așa este posibil să stabilim și prioritizăm obiective clare și fezabile. 

Ai „vândut” vreodată o idee imposibilă?

Da, de mai multe ori. Și, deși nu mă consider omul vânzărilor, am observat că reușesc să conving pentru că înțeleg foarte bine nevoile interlocutorului și le corelez cu soluția propusă. Experiența din consultanță, mai ales în lucrul cu departamentele comerciale, m-a ajutat enorm în acest sens.

Ce face un om convingător?

Umorul și munca merg mână în mână. Când ești competent și reușești să creezi o conexiune umană, oamenii te ascultă

Care e cel mai greu „DA” pe care l-ai obținut?

De la autoritatea finanțatoare – Ministerul Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Administrației din România – pentru ajustarea bugetului unui proiect aflat în implementare. A fost un proces complex, cu multe argumente și documente justificative.

Ce ai învățat de la juniori?

Că multe lucruri se pot face mai simplu, mai rapid și mai direct, fără a complica procesele inutil. Uneori, abordarea lor pragmatică chiar accelerează rezultatele pentru intervenții unice. La cele repetitive în timp se pierde calitatea, din motiv că excluderea permanentă a câtorva etape are efecte negative.

Care crezi că este cel mai supraevaluat concept în managementul proiectelor?  

Agile, știu că e valoros prin adaptabilitate, dar nu îl văd ca o revoluție. Este mai degrabă o metodă eficientă pentru anumite tipuri de proiecte, nu un panaceu universal.

Dacă te înlocuiește AI-ul mâine, ce n-ar putea să facă în locul tău, nici cu toate datele din lume?

Să intre în esența proceselor interumane și să găsească soluții creative acolo unde regulamentele și procedurile nu mai sunt suficiente

Ce nu înțeleg oamenii despre cuvântul „plan”?

Că elaborarea unui plan este ca și o simulare a execuției lui. Tocmai de aceea, etapa de planificare merită mai mult timp și atenție decât i se acordă, pentru că aici se construiește succesul execuției. 

Ce faci când clientul își schimbă brieful… a șasea oară?

Chiar de curând am avut așa situație. Stabilesc o perioadă de resetare a așteptărilor și renegociem termenii contractului. Am aplicat această abordare recent și, pe moment, a funcționat bine pentru ambele părți. În tot cred eu trebuie să existe limite, chiar și la modificări de direcție, prea multe modificări într-un timp scurt demoralizează și echipa.

Ce înseamnă de fapt „damage control”?

Este gestionarea rapidă a unei situații neprevăzute pentru a limita maxim posibil efectele negative și a readuce proiectul/activitatea pe direcția corectă. 

Ultima dată când ai zis „asta nu e treaba mea” și ai făcut-o totuși?

Când simt că ceva nu intră în responsabilitățile mele asumate, de obicei nu intervin. Se întâmplă că fac excepții de la regulă în careva situații excepționale. Dar prefer să îmi concentrez energia pe ce este convenit și unde pot aduce cel mai mare impact. 

Ce sfat ai da PM-ilor care abia încep?

Să fie rapizi în acțiune, curajoși în decizii, să păstreze o atitudine pozitivă chiar și în momentele tensionate și obligator să aibă hobby care îi relaxează și îi armonizează. 

Pop-Quiz

Ce spun alegerile noastre despre noi înșine

Alegerea este mai mult decât o simplă opțiune

– este un mesaj despre valorile și perspectivele noastre.

Alege spontan, fără să stai pe gânduri – ce ți se potrivește mai bine?

Agile sau Waterfall, fără clișee?

Waterfall

Deadline sau quality first?

Quality first 

Structură sau flow?

Flow

Remote sau on-site?

On-site

Tool preferat vs. tool impus?

Tool preferat (cel impus i-a timp să îl înveți) 

Brainstorm sau decizie solo?

Brainstorm 

KPI sau instinct?

Instinct 

Lideri cu carismă sau lideri cu rigoare?

Lideri cu carismă și rigoare.

Progres mic constant sau salturi rare, mari?

Progres mic constant (înainte eram pentru cealaltă opțiune dar epuizează mult).

Cum ții ritmul în PM?

• Prioritatea mea este ... echilibrul meu și capacitatea de a conduce echipa clar și eficient, evitând să mă pierd în detalii operaționale.

• Provocarea pe care o iubesc este ... să găsesc soluții creative în momente complexe și să transform provocările în oportunități.

• Când e vorba de decizii strategice, aleg să mă ... consult cu oamenii-cheie și apoi să iau decizia finală asumată.

• Cel mai valoros feedback este: Melania ne-a reușit!

• Sinergia în echipă înseamnă pentru mine ... conexiune, colaborare și sentimentul că fiecare contribuție contează.

• Instrumentul fără de care nu pot lucra este ... Excelul.

• Ce sacrifici într-un proiect și ce nu? Pot ajusta planul și uneori scopul proiectului, dar nu sacrific calitatea și încrederea echipei.

• Să renunți cu demnitate înseamnă ... Să închei un proiect sau o colaborare în condiții de respect reciproc și cu documentarea completă pentru a lăsa lucrurile în ordine.

• PM viitorului va fi despre ... multă mișcare, adaptabilitate și capacitatea de a conecta oamenii, tehnologia și ideile într-un ritm armonios.

Cum vrei să fie amintită munca ta?

Ca o muncă făcută cu claritate, structură și implicare, care aduce rezultate vizibile și inspiră echipele să creadă că pot mai mult.

Ce întrebare ți-ai fi dorit să ți-o punem?

„Ce faci diferit față de majoritatea project managerilor?” - dar sincer, mi-ar fi fost greu să răspund pe loc, pentru că mi se pare corect să fac o analiză înainte.

Cum te-ai simțit participând la Minds of PM?

A fost o experiență energizantă și valoroasă, dar și foarte provocatoare. Mi-a confirmat cât de importantă este comunitatea în dezvoltarea noastră profesională.

La final, ce ai vrea să știe lumea despre project management?

Că e un domeniu interesant și complex, dar mai ales extraordinar de satisfăcător atunci când vezi cum o idee prinde viață prin munca coordonată a unei echipe sau chiar a mai multor echipe, în special la proiectele mari.

GÂNDURI DE DUPĂ

”Riscurile absurde există – trebuie să le iei în seamă ca să nu fii surprins.”

”Managementul de proiect unește părți diverse într-un întreg funcțional.”

”Nu există proiect prea mare, doar pași prea mici.”

”Pune în centru interesele comune și câștigi încrederea.”
„Când ai dubii, întoarce-te la rădăcină: care este problema reală pe care încercăm să o rezolvăm?”

„Cel mai bun manager nu este cel care știe toate răspunsurile, ci cel care pune întrebările potrivite.”

„Când arăți respect pentru munca altora, câștigi respectul lor – și asta nu se învață din cărți.”

„Claritatea în comunicare evită jumătățile de măsură și frustrările.”

„Nu subestima niciodată puterea unui ”mulțumesc” sincer.”

„În spatele unui proiect de succes stă o echipă motivată.”