Managementul proiectelor se construiește în spațiul echipei

de Aliona Zapanovici, RadarXpert

Project Management

Guest Profile

Invitat: Aliona Zapanovici

Ocupație: Agile Project Manager / Agile Coach cu experiență în coordonarea echipelor de produs, în proiecte cu impact și în adoptarea de procese potrivite contextului. Ghidează echipele către valoare și direcție clară, folosind structură, comunicare și implicare.

Rolul actual: Coordonează proiecte IT cu accent pe colaborare, rezultate clare și oameni implicați.

Cum se descrie în câteva cuvinte, ca profesionistă: Comunică limpede, ascultă cu atenție și creează un cadru sigur în care echipa poate crește. Are simțul responsabilității și al echilibrului, știe să negocieze fără a pierde empatia și rămâne calmă chiar și în situații tensionate, concentrându-se pe ceea ce contează cu adevărat.

Misiune: Să transforme grupuri de profesioniști în echipe autonome și performante. Să creeze contexte în care oamenii colaborează autentic, înțeleg scopul comun și livrează cu încredere și coerență.

Valori: Claritate, încredere, respect reciproc, curajul de a spune lucrurile sincer și empatie fără a cădea în supra-protecție.

Experiență profesională: Și-a început parcursul în domenii creative și tehnice, apoi a evoluat către managementul proiectelor IT. De-a lungul timpului, a colaborat cu echipe și stakeholderi din industrii diverse - de la construcții la fintech și networking - acumulând o perspectivă amplă asupra modului în care se livrează valoare în contexte diferite. A deținut roluri-cheie precum Scrum Master, Agile Coach și Agile Project Manager.

Competențe cheie: Facilitare, comunicare, organizare, rezolvare de conflicte, leadership adaptiv, planificare și livrare.

Moment decisiv în carieră: Alegerea de a părăsi zona de confort pentru a se dedica complet unei echipe aflate în plină transformare. Acea experiență i-a confirmat importanța implicării autentice.

Clienți ideali: Cei care înțeleg că un proiect înseamnă negociere, compromisuri și comunicare reală cu echipa. Fără aceste ingrediente, valoarea scade și apar pierderi - iar calitatea nu ar trebui să fie cea sacrificată.

Calitate ascunsă: Simte tensiunile și nesiguranțele din gesturi, priviri sau tăceri. Intervine la momentul potrivit, prevenind acumularea de frustrări.

Cel mai bun sfat primit: „Nu trebuie să faci totul singură.” Nu e nevoie să știi totul, important este să rămâi deschisă să înveți.

Lecție de viață: Nimeni nu se trezește dimineața gândind „astăzi nu vreau să fac nimic cu impact”. Oamenii devin motivați când simt că munca lor contează - iar asta este atmosfera pe care ea o creează.

Obiceiuri zilnice: Își rezervă timp pentru ea și pentru familie, pentru a rămâne prezentă, echilibrată și conectată la ceea ce contează cu adevărat.

Pasiuni / Hobby-uri: Balet, stretching, broderie, citit și scris - moduri prin care își ordonează gândurile, învață și își regăsește echilibrul.

Motivație zilnică: Să aducă structură, încredere și claritate în viețile altora.

Ce vrea să știe lumea despre ea: Este autentică. Nu joacă roluri. Dacă zâmbește, e pentru că simte. În spatele lucrurilor care par ușoare se află muncă, consecvență și perseverență - ingredientele care fac ca totul să pară simplu, chiar dacă nu este.

Inspirată de: Oameni care vorbesc puțin, dar creează mult.

Crede că: Un lider bun oferă direcție și creează spațiu pentru ca ceilalți să-și găsească propriul drum. Atunci rezultatele pot fi uimitoare.

Motto: „Mai bine greșeli noi decât perfecțiune amânată.”

Interviu

Un proiect este cu adevărat reușit când oamenii aleg să lucreze iar împreună,

pentru că au încredere unii în alții și simt că au făcut ceva important împreună.

Aceasta este cea mai clară dovadă că munca a avut sens și impact real.

Cum a evoluat cariera dumneavoastră până în prezent și care sunt experiențele-cheie care v-au modelat?

Am început cu o carieră în design interior și project management în construcții. Tranziția către IT a fost un moment important, când am descoperit pasiunea pentru lucrul cu echipele. Experiențele din arhitectură m-au învățat claritatea în planificare și importanța colaborării interfuncționale.

Cum ați ajuns în domeniul managementului de proiect? Ce v-a atras prima dată către această meserie?

Fără să-mi dau seama, făceam project management în toate joburile anterioare. M-a atras structura pe care o oferă pentru a obține rezultate clare împreună cu o echipă. Mi-a plăcut că este despre oameni, nu doar despre planuri.

Ce valori profesionale vă ghidează activitatea?

Respectul, încrederea și adaptabilitatea. Nu vreau doar proiecte livrate, ci și oameni care cresc împreună.

Care sunt aspectele muncii dumneavoastră pe care colegii sau stakeholderii rareori le cunosc sau înțeleg?

Munca invizibilă din spatele menținerii unei echipe funcționale - ascultarea, clarificarea și reglarea tensiunilor. Când o echipă devine autonomă, pare că „așa sunt ei” din start, dar, la fel ca într-o echipă sportivă, nici echipele performante nu ajung acolo fără un lider care creează direcție și spațiu. Ce nu se vede este efortul constant, renunțarea la ego și dificultatea de a accepta că toate succesele sunt ale echipei, nu doar ale mele.

Ce lecții importante ați învățat „din teren”, care nu se regăsesc în manualele clasice?

Empatia are mai multă putere decât autoritatea. Planurile sunt importante, dar comunicarea este cea care duce proiectele mai departe. Nu există o rețetă universală: nu am lucrat niciodată la fel cu două echipe diferite. Fiecare are propriul ritm, dinamică și produs, iar eu trebuie să mă adaptez și să creez contextul potrivit pentru fiecare.

Cum gestionați conflictele în echipă și mențineți moralul ridicat?

Prin conversații directe și respectuoase. Îi învăț să nu evite conflictul, ci să-l folosească pentru a înțelege perspective diferite. Moralul crește când oamenii simt că pot spune adevărul.

Cum prioritizați sarcinile într-un proiect complex cu numeroase cerințe?

Pornim de la valoare și impact. Dacă totul e urgent, nimic nu e urgent. Stabilim ce aduce rezultate, nu ce face mai mult zgomot.

Cum vă organizați timpul și energia în mijlocul haosului cotidian?

Îmi place să fac haosul vizibil, pentru a-l înțelege. Astfel pot alege conștient o listă scurtă de 3 priorități și-mi păstrez concentrarea. Respect pauzele, care sunt esențiale pentru reflecție. Fiind ambivertă, îmi încarc energia atât din prezența oamenilor, cât și din momentele de liniște cu mine însămi.

Cum vă asumați responsabilitatea fără să pierdeți empatia față de echipă?

Pentru mine, asumarea responsabilității este o formă de empatie. E ușor să căutăm vinovați, dar astfel vom avea doar vinovați, nu responsabilitate reală. Totul începe cu exemplul personal: când greșesc, recunosc. Nu e rușine, ci o invitație la siguranță psihologică. Doar așa echipa poate comunica deschis și autentic.

Cum ați trecut peste momentele în care ați vrut să renunțați?

Am luat o pauză, am schimbat mediul, am vorbit cu cineva care m-a ascultat fără să mă judece. Să obosești e uman.

Cum gestionați presiunea constantă a deadline-urilor și așteptărilor?

Refuz să accept presiunea ca pe o normalitate. O discut deschis și setez așteptări realiste de la început. Mai bine o echipă calmă care livrează constant decât una stresată, care „arde” repede.

Cum reacționați când un deadline nu poate fi atins?

Comunic din timp, explic contextul și vin cu alternative. Nu ascund problema, ci creez spațiu pentru o decizie comună.

Ce faceți când un stakeholder este imposibil de mulțumit?

Încerc să înțeleg ce neîncredere stă în spate. Creez un spațiu în care să vadă că suntem de aceeași parte.

Cum gestionați situațiile în care nu aveți toate informațiile necesare?

Recunosc acest lucru. Întreb. Prioritizez în funcție de riscuri și revizuim pe măsură ce apar informații noi. Învățăm din experiențele anterioare și, pe măsură ce lucrăm, aflăm tot mai multe. Uneori, tocmai lipsa de informații ne forțează să colaborăm mai mult, să testăm, să ajustăm și să rămânem deschiși.

Ce înseamnă leadership pentru dumneavoastră în rolul de Project Manager?

Pentru mine, leadershipul înseamnă să creez un spațiu în care echipa să se simtă în siguranță, să fie clar ce avem de făcut și să existe încredere reciprocă. Nu dau ordine, ci sunt atentă la ce ar putea împiedica progresul: neclarități, blocaje, lipsă de aliniere. Rolul meu este

să observ aceste obstacole și să le înlătur sau să creez contextul în care echipa le poate depăși.

Cum definiți succesul personal în această profesie?

Pentru mine, succesul apare atunci când echipa lucrează cu aceeași încredere și eficiență și în absența mea. Când nu mai e nevoie să controlez totul, ci doar să creez ritmul și spațiul potrivit în care oamenii pot colabora, lua decizii și livra rezultate. Asta înseamnă că și-au asumat direcția și știu să se coordoneze singuri.

Cum stimulați creativitatea și inovația în grup?

Îi încurajez să greșească fără teamă. Pun întrebări mai des decât dau răspunsuri. Învățăm prin joc și experimente. Creativitatea nu apare în haos, iar inspirația are nevoie de structură, acolo unde oamenii știu că pot lucra concentrați, fără întreruperi. Cu un scop bine definit și o săptămână planificată clar, fără ad-hocuri, echipa își poate doza efortul și își găsește propriul ritm.

Cum mențineți echipa unită în condiții de lucru remote?

Prin claritate și conexiune autentică. Mă interesează cum se simt oamenii, nu doar ce fac. Întreb sincer cum le este, dacă au tot ce le trebuie, ce simt că le lipsește. Uneori facem activități informale, cum a fost un plank challenge de echipă. Contează mult să simți că aparții, chiar și când lucrezi de la distanță.

Cum percepeți rolul empatiei în managementul de proiect?

Esențial. Fără empatie, PM-ul devine doar o meserie rece de urmărire a taskurilor. Cu empatie, creezi contextul în care proiectele prind viață.

Care este cel mai valoros sfat primit în cariera dumneavoastră?

„Nu trebuie să ai toate răspunsurile. Dar trebuie să creezi spațiu ca ele să apară.”

Care sunt cărțile, resursele sau persoanele care v-au influențat cel mai mult în carieră?

„The Art of Doing Twice the Work in Half the Time” de Jeff Sutherland mi-a schimbat perspectiva despre muncă. Geoff Watts m-a inspirat prin conceptul de servant leadership, iar Chris Stone prin modul în care promovează îmbunătățirea continuă.

Cum vă mențineți motivația pe termen lung?

Prin comunitate, sens și învățare. Când văd impactul, când simt progres, când dau mai departe.

Ce rol joacă mentoratul în cariera dumneavoastră?

A fost esențial. Întâlnirile cu mentorii m-au ajutat să îmi văd punctele forte, dar și umbrele. Astăzi sunt și eu mentoră și învăț la fel de mult din această poziție.

Cum vă adaptați la schimbările rapide din industrie?

Nu le rezist. Le observ, testez, filtrez ce se potrivește echipei mele. Învățarea continuă face parte din job.

Ce competențe noi ați învățat recent?

Design Thinking aplicat în facilitare, AI în managementul de proiect și metode noi de retrospecție din zona de coaching sistemic.

Cum integrați învățarea continuă în ritmul de lucru?

O planific. Nu o las la întâmplare. Blochez timp în calendar pentru ea și o transform într-un proces de echipă, nu doar individual.

Care metodologie de management a proiectelor preferați și de ce?

Agile, pentru că se potrivește naturii umane: experiment, feedback, învățare. Dar cred în adaptare, nu în dogme.

Cum adaptați metodologia în funcție de specificul proiectului?

Pornesc de la context. Dacă e incertitudine mare – Agile. Dacă e clar și repetitiv – predictiv. Dacă e mixt – construim un hibrid funcțional.

Ce provocări ați întâmpinat în implementarea metodologiilor Agile?

Rezistența la transparență. Uneori echipele se tem să fie văzute. Alteori stakeholderii confundă agilitatea cu lipsa de plan. Lucrăm cu răbdare.

Ați folosit vreodată hibridarea metodologiilor? Cum a funcționat?

Da. Unele părți ale proiectului au nevoie de structură clară, altele de flexibilitate. Hibridarea a funcționat când am stabilit clar ce parte funcționează cum și nu le-am amestecat haotic.

Cum măsurați performanța echipei și a proiectului?

Nu doar prin livrabile, ci și prin încrederea din echipă, autonomia crescută și feedbackul clienților. Livrabilul fără încredere nu e succes.

Cum folosiți feedback-ul pentru îmbunătățirea performanței?

E o practică recurentă, nu doar în retro, ci și în 1-la-1-uri, sesiuni de check-in și experimente. Feedbackul e conversație, nu raport.

Cum vă descrieți „amprenta personală” în fiecare proiect?

Claritate + umanitate. Lumea îmi spune că aduc coerență, dar și spațiu de respirație. Că le dau încredere să încerce, fără să le impun.

Care sunt momentele în care simțiți că faceți diferența reală?

Când cineva spune „Acum are sens” sau „Mă simt văzut(ă)”. Și când echipa devine autonomă și eu pot ieși din prim-plan.

Ce rol credeți că va juca inteligența artificială în munca unui PM?

AI ne va ajuta să luăm decizii mai rapide pe bază de date și să automatizăm raportarea. Dar munca cu oamenii nu poate fi delegată tehnologiei. Acolo va fi diferența.

Ce ați dori să învețe tinerii PM pe care dumneavoastră nu ați învățat la timp?

Să ceară ajutor. Să pună întrebări. Să nu creadă că trebuie să demonstreze ceva mereu.

Pop-Quiz

Ce spun alegerile noastre despre noi înșine

Răspunde fără să stai pe gânduri:

Agile sau Waterfall?

Agile, dar adaptat.

Stand-up meeting: esențial sau pierdere de timp?

Esențial, dacă nu e doar raport.

Cel mai bun tool PM?

Miro pentru colaborare vizuală.

Ce glumă despre PM vă place?

Project Managerul - persoana care crede că poate schimba lumea... în Jira.

Dacă ați avea un buton magic pentru un shortcut în PM, ce ar face?

Ar seta clar așteptările tuturor cu un singur click.

Cu ce întrebare ați începe un interviu cu alt PM?

Ce înseamnă pentru tine un proiect reușit?

Ce ați răspunde la ea?

Când oamenii vor din nou să lucreze împreună. Și clientul vrea să mai revină.

Când stingi laptopul seara, ce gând îți rămâne în minte?

Am fost azi în sprijinul cuiva? Sau doar am bifat taskuri?

Care e întrebarea pe care nu ți-a pus-o nimeni până acum, dar ai vrea să o primești?

Ce nu e vizibil, dar contează cel mai mult în munca ta?

Răspunsul?

 Spațiul psihologic în care se nasc soluțiile.

Dacă ați lăsa un mesaj pentru viitorii PM, care ar fi?

Nu sunteți aici să controlați. Sunteți aici să creați spațiu pentru rezultate și oameni.

GÂNDURI DE DUPĂ

„Empatia are mai multă putere decât autoritatea.”

„În leadership, nu dai ordine, ci elimini obstacole.”

„Creativitatea nu apare în haos, ci în structură și încredere.”

„Leadershipul înseamnă să creezi un spațiu sigur pentru echipă.”

„Nu trebuie să ai toate răspunsurile, ci să creezi spațiu pentru ele.”

„Uneori, lipsa informațiilor ne forțează să colaborăm mai bine.”

„O echipă autonomă pare naturală, dar ascunde multă muncă invizibilă de leadership.”

„Să îți asumi greșelile e un gest de curaj și o invitație la siguranță psihologică.”